L'importanza delle Intranet
La parola “Intranet” è in circolazione da un po’ di tempo ormai, ma solo negli ultimi anni ha acquisito sempre maggiore importanza, rivestendo un ruolo decisamente strategico. Sì, perché quando parliamo di intranet, facciamo riferimento a un portale web aziendale privato, insomma una rete di proprietà dell’impresa che risulta isolata dai collegamenti esterni, ed è accessibile solamente da chi lavora all’interno dell’azienda.
L’esigenza di far riferimento a un sistema sempre più inclusivo e coinvolgente, in grado di fornire il materiale necessario per svolgere le proprie attività al meglio, è lampante. Usare una intranet aziendale infatti dovrebbe essere la prima cosa che un dipendente - e non solo - fa appena inizia la sua giornata. Uno strumento che permette di pianificare le proprie attività, di venire a conoscenza di news o nuovi progetti, che quindi tesse e nutre quella rete di relazioni fondamentale per l’azienda.
Sono molte le informazioni e gli strumenti che possono trovarsi su una piattaforma del genere: dalle notizie riguardanti l’azienda e i suoi collaboratori, a un ricco archivio di documenti, policy e procedure; ma ancora template aziendali e modelli che quotidianamente ricerchiamo per i nostri progetti; manuali su procedure o attività più complicate, informazioni amministrative come le ferie o l’accesso alla busta paga, help desk, contenuti di formazione, welfare, fino ad arrivare alla creazione di veri e propri spazi di condivisione personale tra i lavoratori, sia per far conversazione che per scambiarsi conoscenza o iniziative interessanti. Insomma le possibilità che tocca questo strumento sono davvero molto ampie, tutto questo per rispondere ai bisogni sempre più pressanti di mantenere viva la connessione e l’attenzione nel mondo aziendale.
Con l’avvento della pandemia del 2020 molto è cambiato nello scenario lavorativo: nuovi stili di gestione delle aziende, nuove modalità di lavoro e telelavoro, nuovi bisogni e nuove esigenze. Perché per fronteggiare quella separazione forzata, che abbiamo tutti noi vissuto nel corso di questo periodo di emergenza sanitaria, il mondo delle aziende è stato costretto a inventarsi dei modi innovativi per non far scucire i legami coi suoi dipendenti e mantenere viva e accesa la cultura aziendale. Si è assistito a un cambio di passo nei modelli amministrativi, investiti dalla transizione da una gerarchia verticale tradizionale ad una forma organizzativa sempre più orizzontale. Si è capito come il modo migliore per allargarsi in questo senso sia favorire sempre più il dialogo coi propri collaboratori, per aprire i canali di comunicazione in modo che tutta l’azienda potesse respirare ancora quella cultura condivisa così vitale. Accanto a questi nuovi stili di gestione aziendale, si è anche affacciato sul mondo del lavoro lo strumento dello smart-working in tutte le sue forme. Lavorare da casa, o comunque da remoto, ha in realtà rappresentato un forte impulso di crescita per molte aziende, dimostrando la capacità delle imprese di resistere e fare anche di meglio.
Assistendo ad una dispersione fisica dunque dei propri dipendenti, cosa si può fare per mantenere salde queste relazioni? La Intranet aziendale sembra offrire in effetti un’ottima soluzione. Vediamo ora insieme quali sono i vantaggi di questo strumento.
1. Migliorare la digitalizzazione in azienda
Affidarsi a una Intranet può risultare molto vantaggioso anche a livello innovativo e tecnologico, poiché si riescono a far confluire in un solo strumento digitale documenti, informazioni e comunicazioni, che altrimenti rimarrebbero disperse nell’organizzazione. Si tratta di un ottimo strumento per sveltire le procedure e accentrare la conoscenza, senza però rinunciare alla diffusione e alla comunicazione.
2. Scambiare le informazioni
Dal momento che tutta la conoscenza viene riconvertita in un unico spazio digitale, risulta molto più semplice e immediato scambiarla. Un secondo vantaggio delle intranet è infatti quello di scambiare così flussi informativi, progetti, conoscenze e novità su una gran quantità di tematiche. In questo modo l’unità aziendale viene retta dalla rete informativa che si viene a creare e dagli scambi che alimentano la collaborazione.
3. Parola ai dipendenti
Come prima abbiamo citato, molto importante è il dialogo tra e con i collaboratori, che nutre il benessere dell’azienda. La Intranet interviene a facilitare questo scambio di opinioni e conoscenze, non solo attraverso la possibilità di usufruire di messaggistica istantanea spesso incorporata nella stessa soluzione, ma anche con la creazione di vere e proprie communities dedicate interamente ai dipendenti.
4. Organizzazione e Team Building
Con la possibilità di modificare a proprio piacimento l’interfaccia e la struttura di una Intranet, l’azienda riesce ad implementare l’organizzazione in gruppi di lavoro, favorendo il Team Building. L'obiettivo di questa pratica è proprio quello di rafforzare la coesione di squadra, alimentare quei legami sociali, tutto al fine di aumentare la produttività.
5. Diffusione di una cultura aziendale
Attraverso lo scambio, il dialogo e la comunicazione risulta più facile parlare e veicolare la cultura aziendale. I valori che ogni giorno si respirano in azienda, devono permeare anche la piattaforma che adotta il lavoratore da casa. In questo modo nessuno si sentirà escluso o avulso dalle attività dell’organizzazione, né dalla sua filosofia.
La risposta di Lumapps
Questi erano solo 5 dei molti vantaggi che offre oggi una intranet, ma una volta implementata la propria, come ci si assicura di usarla al meglio?
Ivrea, Milano e ora anche Torino: le sedi di Message si allargano, e con esse l’esigenza di mantenere tutti aggiornati sugli sviluppi delle altre città. Assicurarsi di informare i dipendenti di ogni filiale, che sia estera o italiana, è importante per non perdere il collegamento tra i diversi uffici. Questa connessione può essere implementata tramite una Intranet pubblicando regolarmente informazioni sulle attività globali. Dare a tutti l'accesso alle stesse informazioni, allo stesso tempo significa vantare una cultura aziendale più unita.
Noi di Message, collaboriamo con la realtà di Lumapps, leader nel campo delle Intranet, che offre soluzioni totalmente personalizzabili. Le piattaforme che propone Lumapps infatti vengono costruite attorno al profilo aziendale, e non si presentano dunque come una maschera statica che deve essere incastrata a forza.
Questa particolarità consente di raggiungere più facilmente gli obiettivi che si pone l’azienda, come ad esempio la possibilità di comunicare e concordare in maniera immediata riunioni regolari: le e-mail non possono e non devono sostituire la comunicazione faccia a faccia. È importante organizzare videoconferenze tra i team per una migliore collaborazione e una condivisione efficiente delle conoscenze.
Lumapps inoltre è completamente integrata con sistemi di collaborazione come G Suite o Office 365, in grado di agglomerare tutte le informazioni in un unico spazio. I dipendenti possono condividere in modo sicuro le loro competenze con tutti i membri dell'organizzazione o selezionare gruppi di utenti, come gruppi di lavoro o Business Units.
Una delle caratteristiche che da subito il team di Lumapps ha voluto mettere in evidenza è la possibilità di creare delle comunità: con gli strumenti sociali, è possibile costruire le communities intorno a interessi condivisi. I dipendenti possono porre una domanda a chiunque, il che porta a più risposte e quindi a una migliore possibilità di prendere la decisione migliore. Non solo! È stato anche implementata la possibilità di ricorrere alla messaggistica istantanea per le domande di emergenza e le chat privilegiate. Questo tipo di strumento di comunicazione, come Hangouts, Team o Slack, è un canale semplice ed efficiente per la connessione sociale.
E voi? Avete già una vostra Intranet aziendale? I vantaggi di questo strumento sono davvero sconfinati e la possibilità di personalizzarlo secondo le proprie esigenze, la rende la soluzione adatta per ogni tipo d’azienda.
