Nel periodo complesso che stiamo vivendo la comunicazione interna, considerata più come dietro le quinte, rispetto a quella esterna di prodotto, ha conquistato invece un ruolo assolutamente fondamentale all’interno di un’azienda perché capace di contribuire fortemente alla Brand Identity e alla cultura aziendale.
I piani di comunicazione interna di tante aziende e la loro evoluzione nel tempo ben rappresentano il nuovo modo di “fare azienda” e rispecchiano gli impatti dell’impegno aziendale in campo sociale e ambientale, dell’innovazione e della trasformazione digitale, oltre che della capacità di attrarre nuovi talenti e di alimentare il senso di appartenenza. Il workplace, le iniziative di talent attraction e di employee experience, diventano, dunque, obiettivi strategici oltre che strumenti efficaci per posizionarsi sul mercato e migliorare la propria brand reputation.
Una buona strategia di Comunicazione Interna è quindi fondamentale in ottica di cultura aziendale, employee engagement, recruiting e reputazione del brand.
Ci sono tanti modi per raccontare cosa sia la comunicazione interna, noi lo facciamo definendola come un vero e proprio ecosistema e flusso di informazioni che coinvolge un’organizzazione dal suo interno e ne garantisce il funzionamento, contribuendo a definire una cultura aziendale.
Per implementarla correttamente è utile seguire un processo di analisi, comunicazione e valutazione strutturato e in linea con le esigenze.
Dare forma a tale ecosistema non è sempre così facile e immediato e per questo è molto importante seguire determinati step:
1. Misura e valuta il tuo “as is”
Prima di tutto bisogna misurare lo stato di “as is”, ovvero quali sono i principali canali, il target di riferimento (ovvero in base al livello di seniority, area di competenza e/o presenza in azienda) e le dinamiche interiorizzate da tempo dalla tua organizzazione.
É utile ad esempio farsi delle domande in merito a:
- quanto sia chiara ed efficace la comunicazione top-down e vice versa
- quali siano i metodi e i canali di comunicazione prediletti dagli employee (ad esempio: tra i canali social, le intranet, Teams ecc…)
Sarebbe dunque importante strutturare un’analisi dettagliata attraverso survey, focus group interni, interviste o analisi di clima organizzativo per comprendere nello specifico le leve della motivazione di collaboratori e dipendenti, consentendo ai manager di prendere importanti decisioni strategiche che rispondano ai bisogni dei dipendenti o che alimentino la loro motivazione.
Un altro utile strumento è quello della SWOT analysis (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) partendo dai risultati raccolti dalle analisi e dalle interviste.
Un esempio:
2. Comunica efficacemente e allinea tutti gli employee sulla nuova strategia
L’ascolto degli stakeholder interni, sia come management che come collaboratori, e l’analisi delle aspettative e delle esigenze emerse ci permettono di identificare gli obiettivi che, in generale, si collocano nelle seguenti aree:
Una volta definita una nuova strategia di comunicazione interna che risponda ai need identificati, fa parte del processo saperla comunicare efficacemente attraverso un piano di comunicazione di lancio strutturato (sul digital workplace o l’intranet utilizzata) assicurandosi così che l’intera organizzazione sia allineata, consapevole e ne sappia cogliere il valore aggiunto.
Secondo dei dati riportati dagli studi di Gallup (a Luglio 2020), infatti, solo il 13% degli employee concorda nel fatto che la leadership della propria organizzazione sia comunicata efficacemente con il resto dell’organizzazione.
Ma facciamo un passo indietro, per dar forma al nuovo piano strategico è fondamentale tener presente le seguenti action:
- Definire una timeline accurata e coerente;
- Definire metodi e formati di comunicazione customizzati in base alle diverse tipologie di target interno;
- Definire i messaggi chiave e strutturare il piano editoriale;
- Definire le metriche e i principali KPI (oltre a chi viene assegnata la relativa responsabilità di tracciamento);
- Coinvolgere direttamente gli stakeholder e il top management;
- Verificare se necessaria l’implementazione di nuovi strumenti prima di annunciare qualsiasi cambiamento
3. Implementa il piano
Siamo dunque pronti per implementare il vero e proprio piano di comunicazione. Di seguito vi elenchiamo alcuni piccoli tips che saranno di sicuro utili per ottimizzare il processo e produrre un output che soddisfi le aspettative:
- Per favorire il knowledge sharing è bene utilizzare strumenti legati al digital workspace;
- Per condividere il tuo piano con la tua azienda sarebbe opportuno organizzare un all-hands meeting, incoraggiando un ascolto attivo e stimolando a contribuire con nuove idee;
- Per verificare il continuo aggiornamento e creare dei momenti di confronto, schedula dei meeting per team o dipartimento (o anche tramite newsletter o town hall);
- Per stimolare, infine, l’engagement degli employee lancia delle iniziative/contest o organizza dei momenti di formazione;
- Ricorda che in qualsiasi caso è naturale che alcuni resisteranno al cambiamento, l’importante è guidarli in modo coeso verso il processo di cambiamento.
4. Valuta e se necessario ottimizza e modifica il processo
I bisogni della tua organizzazione possono cambiare a causa di ristrutturazioni, cambiamenti industriali o nuove tecnologie. Diventa dunque necessario rivalutare i bisogni e il processo su base regolare per determinare l'efficacia, ponendosi le seguenti domande:
- Quali sono stati i grandi successi rispetto a ciò che deve ancora essere migliorato?
- Hai raggiunto gli obiettivi nei tempi previsti? Se no, cosa ha causato il ritardo?
- Gli obiettivi sono ancora realistici o è necessario fare degli aggiustamenti?
- Qual è la tempistica per un altro audit di comunicazione o una revisione formale?
Le risposte a queste domande ti permetteranno di ottimizzare la strategia di comunicazione interna trovando maggior adesione ai need della realtà aziendale e degli employee.
Per tutte queste ragioni, specialmente in questo periodo dove le dinamiche del mondo del lavoro stanno cambiando radicalmente aprendosi a nuove forme ibride, un buon piano di comunicazione interna diventa necessario per far sì che le scelte strategiche interne si sappiano adattare ai nuovi bisogni percepiti dal cuore dell’azienda, ovvero le persone.
Avendo, così, la voce degli employee un peso sempre più importante sul mercato, facilitare la comunicazione, alimentare il loro senso di appartenenza oltre che di well-being ha un impatto strategico soprattutto in termini di brand reputation.
