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5 ingredienti per fare Comunicazione Interna

Come trovare la propria strategia in un mondo post-Covid

5 ingredienti CI
5 ingredienti per fare Comunicazione Interna
27 Ottobre 2021

Comunicazione Interna is the new black: “CI” un acronimo molto usato al momento, alias: comunicazione interna. Nonostante sia sempre stato un elemento essenziale nel mondo organizzativo, da quando siamo rimasti chiusi in casa l’hype per la comunicazione interna è cresciuto, e ora non si fa altro che parlare dei nuovi strumenti della CI, di employee engagement e dell’importanza di tenersi in contatto.

Ma cosa vuol dire davvero fare comunicazione interna?

Con i risvolti della pandemia da Covid-19 infatti, ci troviamo davanti a un nuovo modo di fare comunicazione in azienda, in un contesto sempre più complesso. Varie realtà si sono dovute confrontare con lo smart-working, dovendo ridisegnare il loro intero sistema di comunicazione. Questo significa che per fare comunicazione interna - per farla bene - non basta semplicemente replicare i vecchi schemi ma occorre abbandonare una serie di pregiudizi come:

  • Credere che una singola iniziativa, un documento, un meeting o una campagna siano sufficienti. 
  • Fossilizzarsi su un unico canale, ad esempio l'email o affidarsi unicamente alla classica newsletter.
  • Assumere che chi ha ruoli meno importanti non sia interessato a saperne di più sull'azienda e sulla sua organizzazione.
  • Voler controllare qualsiasi messaggio che viene pubblicato, sia esso interno o esterno.

Sapere come muoversi nell’ambito della CI significa ponderare opportunità e capire le trasformazioni sociali che stanno cambiando anche il mondo del lavoro, trovando risposte adeguate e adattandosi al contesto che stiamo vivendo. Per citare solo alcuni dei fattori sociali:

  • Smart-working e cambiamenti del concetto di ufficio
  • Nuove generazioni con linguaggi e aspettative diverse
  • Aspetti collegati alla Sostenibilità nei luoghi di lavoro, quali l'impatto ambientale dell'azienda, le politiche di welfare, la diversity e molto altro.
  • L'attenzione molto più marcata sulla sicurezza, intesa sia come sicurezza sanitaria che come protezione della privacy e dei dati personali.

Dopo le sfide imposte dal Covid, le aziende sono state costrette ad adattarsi ad un contesto sempre più mutevole e sempre più smart, in tutti i sensi: veloce, intelligente, non per questo complicato. È il nuovo volto della comunicazione all’interno dell’azienda, dove ai messaggi classici, impostati e rigidi, si preferiscono quelli mirati e concisi per risparmiare tempo e risorse.
La rapidità di questo nuovo stile di comunicazione è solo uno degli aspetti emersi in questo periodo, in realtà ve ne sono molti altri, che vanno a comporre un quadro decisamente più complesso.

5 ingredienti per la nuova comunicazione interna

Velocità di reazione

Come abbiamo accennato, la comunicazione è diventata lapidaria. Questo per molti motivi, a partire dalle necessità che sono emerse con il lavoro da casa, dove si ha bisogno di una risposta immediata. Nello smart-working non c’è più quella chiacchiera informale per intavolare la domanda, o almeno le occasioni si sono molto ridotte. La necessità di avere informazioni in tempo reale ha asciugato anche la forma del messaggio, che ora non è più costruita e rigida, ma piuttosto informale. Senz’altro anche per via del mezzo adoperato, ad esempio Skype, Microsoft Teams e tutti i mille strumenti di live chat spuntati in questi mesi. La sfida della comunicazione interna, in questo caso, è quella di trovare il mezzo più appropriato per parlare con i – e non ai –propri interlocutori.

Creare una cultura aziendale

Per mantenere vivo il legame con i vari componenti dell’azienda e attirarne di nuovi, la comunicazione ha bisogno di una cultura aziendale alla quale appigliarsi. Non è solamente una questione di raccontare i valori core dell’azienda, quanto più una questione di come vengono messi in pratica. La concretizzazione della visione d’azienda non solo è una pubblicità estremamente efficace verso l’esterno, ma anche un incentivo per i dipendenti a credere davvero in quello che fanno, rafforzando quel rapporto di scambio reciproco di cui ha così bisogno la comunicazione interna.

Employee experience

In parte la messa in pratica della cultura aziendale si traduce in employee experience. La comunicazione interna ha il compito di contribuire a costruire quelle situazioni, quel contesto relazionale, quell’ambiente di lavoro in cui nasce appunto la cosiddetta employee experience. La somma di tutti gli stimoli che il dipendente riceve determinerà la sua partecipazione e il suo coinvolgimento in tutto ciò che fa l’azienda. Sorella “famosa” dell’employee experience è poi l’employee engagement già molto utilizzata dalle aziende. In realtà portare avanti una strategia vincente non solo nella comunicazione interna, ma in generale per il benessere dell’azienda, significa considerare entrambi questi ambiti e dare a ciascuno il proprio peso.

Comunicare peer-to-peer

Il coinvolgimento dei dipendenti, negli ultimi anni più che mai, è diventato indispensabile. Il motivo è che sono le persone a fare l’azienda, a comunicarla all’esterno. I dipendenti, molto più del management, saranno lo specchio dell’azienda, brand ambassador senza accorgersene. Ecco dunque che compare un nuovo modo di comunicare la propria azienda, sia internamente che all’esterno: la voce dei dipendenti a cui viene dato più spazio. Questo nuovo trend porta le aziende a spingere verso un tipo di comunicazione sempre più peer-to-peer e non top-down, come tradizionalmente si è sempre fatto. Inglesismi a parte, significa che la comunicazione non è fatta dal top management per i dipendenti, che assumono il ruolo di ascoltatori passivi, ma è un dialogo tra tutte le figure aziendali. I dipendenti diventano content-creator per la propria azienda, e questi contenuti saranno sempre più di qualità, quanto più è alto il loro coinvolgimento. 
Da qui i cambiamenti in atto nei nuovi modelli di digital workplace e intranet:

  • community interne professionali, di progetto o tematiche
  • piani editoriali che includono una produzione di contenuti da parte dei dipendenti stessi (redazione diffusa)
  • coinvolgimento con programmi di formazione, eventi online, gaming.

Misurare la comunicazione interna si può

Oramai si può misurare qualsiasi cosa. Attraverso strumenti qualitativi come le interviste e i sondaggi e strumento quantitativi come le statistiche sui social e strumenti digitali, si può arrivare a farsi un’idea di quanto stia funzionando la propria strategia di comunicazione interna. Riuscire a misurare questi aspetti, diventa fondamentale per poter migliorare il proprio operato, capendo quali aree coprire meglio e in quali invece si sta procedendo bene. Inoltre attraverso le misurazioni, si possono portare all’attenzione del management alcune tematiche che possono passare in secondo piano. 

Universi inesplorati

Questa era la nostra riflessione per approcciarsi alla comunicazione interna: un percorso per riflettere sulle tematiche e i trend che in questo momento stanno davvero facendo la differenza nel mondo della comunicazione. Rimaniamo però sempre all’erta, drizzando le orecchie, perché questo universo è in continua trasformazione. Pensate solo che tra qualche anno forse assisteremo alla nascita di una nuova galassia. Il nuovissimo “metaverso” (anche Zuckerberg ci sta pensando sempre più intensamente), che inglobando i social più utilizzati ridefinirà un nuovo modo di fare comunicazione. Anche interna.

 

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